Hätte Herr #####, bevor er die
stundenlange Recherche unternommen hat, kurz in der ZBSt angerufen, so
hätte er entsprechende Lieferanten genannt bekommen, bei denen
Angebote eingeholt werden können - mit sehr geringem Aufwand.

s.o. ich habe angerufen und gemailt, sie haben mir einen "ordentlichen
sanitätsladen" empfohlen, keinen konkreten lieferanten. woher soll ich
denn wissen, dass es dafür einen liferanten gibt, wenn auf der
webseite davon nichts steht und es auch bei gesprächen bzw. per mail
niemand sagt? 

Die Beschaffungsrichtlinien sind für alle
gleich. Herrn ##### bitte ich hierzu das Handbuch der Universität
Heidelberg; A38 zu beachten. Andere Institute können sicherlich
manche Dinge nach Absprache mit der ZBST auf dem "kleinen Dienstweg"
beschaffen. Jedoch haben diese Institute auch eigenes Geld. Wenn
andere Institute "einfach" gekauft haben - ohne vorherige Rücksprache
mit der ZBST (außer div. EDV-Materialien), so haben diese gegen die
Vorschriften verstoßen.  Herr ##### möchte seine Beschaffungen über
zentrale Mittel finanziert haben und hierzu müssen Angebote vorgelegt
werden. 

gut, dann verstoßen die institute gegen die regeln. das hatte
ich nicht angenommen, da es in allen mir bekannten instituten die
regel ist, kleinigkeiten außerhalb der ZBS zu bestellen. aber wenn die
regeln für uns eben gelten, dann gelten sie. ich werde zukünftig für
jede noch so kleine beschaffung einen formalen beschaffungsantrag
stellen. ich wollte ihnen mit den direktbeschaffungen eigentlich
arbeit abnehmen, nicht mehr arbeit verursachen. um so mehr finde ich
es schade, dass sie jetzt in dieser form reagieren. 

Nun aber, bin ich auf Grund der sehr intensiven Korrespondenz doch stutzig und frage
mich, warum überhaupt Kälte-Kompressen beschafft werden müssen. Diese
gehören nicht in einen Standard-Verbandskasten mit Füllung: DIN 13157C

da sind sie falsch informiert. im jahr 2009 wurden die entsprechenden
normen geändert. sowohl im 13157 als auch im 13169-kasten sind
kälte-sofortkompressen verpflichten enthalten. sicherlich wollen wir
mehr kompressen nachbestellen als verpflichtend vorgeschrieben
sind. wenn das probleme macht bestelle ich gerne auch bei jedem
verbrauch eine einzelne kompresse bzw. zwei kompressen nach. 

Ich würde - vor Beschaffung nun doch beim
Abteilungsleiter für Haushalts-, Wirtschafts- und
Beschaffungsangelegenheiten nachfragen, ob solche Beschaffungen aus
Haushaltsmitteln überhaupt zulässig sind. 

ob solche beschaffungen
zulässig sind muss im falle der asta/fachschaften-mittel frau #####
entscheiden, nicht die ZBS. das ist bereits geschehen. einmal als frau
##### der beschaffung des verbandskastens selbst zugestimmt hat und
einmal als sie der beschaffung der kompressen zugestimmt hat. generell
stellt sich die frage, woraus diese artikel denn sonst finanziert
werden sollen? es ist vorschrift, einen verbandskasten in korrekter
befüllung da zu haben, aber es soll unzulässig sein, ihn zu bezahlen?
ich finde es gelinde gesagt eine unverschämtheit, an dieser stelle
nach ereingeten unfällen zu fragen. sollen wir in den verbandskasten
eineliste legen, in der alle unfälle und dabei verbrauchtes material
stehen? dafür hat man in so einem moment in der regel keine
nerven. davon abgesehen: müssen andere universitätseinrichtungen auch
ihre unfälle nachweisen, wenn sie ein nachfüllset für den
verbandskasten kaufen wollen? es drängt sich bei dieser ganzen sache
der verdacht auf, dass es lediglich um eine gängelung der
studentischen vertretung geht, wie man sie sonst aus der ZUV
eigentlich nicht kennt, sondern nur aus diversen gremien gewisser
fakultäten. wenn es nun auch in der ZUV einzug hält, studierende
drastisch schlechter zu behandeln als andere universitätsmitglieder
finde ich das außerordentlich besorgniserregend. ich hoffe aber
zunächstmal noch, dass es sich nur um eine missverständnis handelt
#####

und die antwort

Lieber Herr #####, eines möchte ich hier
zuerst einmal festhalten: Diese Aussage Ihrerseits

es drängt sich bei dieser ganzen sache der verdacht auf, dass es lediglich um eine
gängelung der studentischen vertretung geht, wie man sie sonst aus
der ZUV eigentlich nicht kennt, sondern nur aus diversen gremien
gewisser fakultäten. wenn es nun auch in der ZUV einzug hält,
studierende drastisch schlechter zu behandeln als andere
universitätsmitglieder finde ich das außerordentlich
besorgniserregend. 

ist hier absolut unangebracht. Wir sind eine
öffentliche Einrichtung, die sich an Richtlinien zu halten hat und um
nichts anderes geht es in dieser ganzen Diskussion: Um die mögliche
Einhaltung von Richtlinien - nicht um Reppressalien gegenüber
irgendwelchen Gruppierungen. Für die Zukunft unterlassen Sie bitte
solche Unterstellungen. Auch Ihr Hinweis an Frau #####, dass nicht sie
zu bestimmen hat, was beschafft wird oder nicht, sondern die
mittelbewirtschaftende Stelle und die hätte es getan, passt nicht
ganz. Ich als mittelbewirtschaftende Stelle kann nicht die
Beschaffungsrichtlinien kennen in dem Maße, wie dies die Zentrale
Beschaffungsstelle kann. Es könnte also durchaus passieren, dass ich
etwas "durchwinke", was gemäß den Beschaffungsrichtlinien nicht
erlaubt ist (z. B. ein Ventilator, nur weiß ich in diesem Fall, dass
aus Haushaltsmitteln keine Ventilatoren beschafft werden dürfen -
meiner hier ist auch Privateigentum). Selbst die Institute bestellen
manchmal Dinge, die aufgrund irgendwelcher Vorschriften nicht
gestattet sind und dann dürfen sie es auch nicht und werden von der
ZBSt entsprechend darauf hingewiesen. Bezüglich der Kältekompressen
kam in der ganzen Diskussion hier die Frage auf, warum überhaupt
welche benötigt werden, wenn die doch gar nicht im Erste-Hilfe-Kasten
vorhanden sind (darüber haben Sie uns ja inzwischen informiert, dass
dem doch so ist) und von daher stellte sich wieder die Frage, ob dann
aus den uns zur Verfügung stehenden Mitteln Materialen, die über das
Übliche hinaus gehen, beschafft werden dürfen. Das hat sich ja nun
geklärt. Die Anzahl der Kompressen ergibt sich meiner Einschätzung
nach aus der Anzahl der Studenten und Gruppierungen, die das Zentrale
Fachschaftenbüro nutzen und bevölkern. Dass auch hier ein sparsamer
Umgang mit den Kompressen geschieht, setzte ich voraus. Sollten die
Kompressen also vor Ablaufdatum auch verwendet werden, sehe ich keinen
Grund darin, jede Kompresse immer einzeln zu beschaffen, sondern
stimme der Beschaffung der Kompressen wie beantragt zu. Um zum Schluss
zu kommen: Die Beschaffungsrichtlinien sind Ihnen jetzt hinreichend
erläutert worden und leider ist es manchmal so, dass Bürokratie auch
umständlich erscheinen kann. Die Beschaffung läuft und damit ist die
Angelegenheit jetzt hoffentlich erledigt. Mit freundlichen Grüßen
#####  

die letzte mail

  liebe frau #####,

Lieber Herr #####, eines möchte ich hier zuerst einmal festhalten: Diese
Aussage Ihrerseits es drängt sich bei dieser ganzen sache der
verdacht auf, dass es lediglich um eine gängelung der studentischen
vertretung geht, wie man sie sonst aus der ZUV eigentlich nicht
kennt, sondern nur aus diversen gremien gewisser fakultäten. wenn
es nun auch in der ZUV einzug hält, studierende drastisch
schlechter zu behandeln als andere universitätsmitglieder finde ich
das außerordentlich besorgniserregend. ist hier absolut
unangebracht. Wir sind eine öffentliche Einrichtung, die sich an
Richtlinien zu halten hat und um nichts anderes geht es in dieser
ganzen Diskussion: Um die mögliche Einhaltung von Richtlinien - nicht
um Reppressalien gegenüber irgendwelchen Gruppierungen. Für die
Zukunft unterlassen Sie bitte solche Unterstellungen. 

um die einhaltung von richtlinien ging es in der tat ganz am anfang.
spätestens die letzte mail von frau #####, in der ich zum einen als
inkompetent ("Wenn Herr ##### zwei Stunden zum Ausfüllen der
Beschaffungsanträge benötigt, tut es mir leid. Ich weiß nicht, wo
genau die Zeit "hineingeflossen" ist, die Beschaffungsanträge sind
einfachster "Machart".") dargestellt werde und in der ein nachweis
über den verbauch von erste-hilfe-maßnahmen angefordert wird ("Was für
Unfälle sind passiert, wofür Kälte-Kompressen oder Kältespray benötigt
werden?) , hat allerdings einen ganz erheblichen beigeschmack, auf den
ich gerne aufmerksam machen wollte und will. ich kann mir nicht
vorstellen, dass die ZBS eine solche mail an andere einrichtungen der
universität schreibt. 

Auch Ihr Hinweis an Frau #####, dass nicht
sie zu bestimmen hat, was beschafft wird oder nicht, sondern die
mittelbewirtschaftende Stelle und die hätte es getan, passt nicht
ganz. Ich als mittelbewirtschaftende Stelle kann nicht die
Beschaffungsrichtlinien kennen in dem Maße, wie dies die Zentrale
Beschaffungsstelle kann. Es könnte also durchaus passieren, dass ich
etwas "durchwinke", was gemäß den Beschaffungsrichtlinien nicht
erlaubt ist (z. B. ein Ventilator, nur weiß ich in diesem Fall, dass
aus Haushaltsmitteln keine Ventilatoren beschafft werden dürfen -
meiner hier ist auch Privateigentum). Selbst die Institute bestellen
manchmal Dinge, die aufgrund irgendwelcher Vorschriften nicht
gestattet sind und dann dürfen sie es auch nicht und werden von der
ZBSt entsprechend darauf hingewiesen. 

mein hinweis bezog sich darauf,
dass ganz offensichtlich dem nachkauf von erste-hilfe-material nichts
im weg steht (siehe bestellformular für nachfüllsets auf der
zbs-webseite). ein mögliches haushaltsrechtliches problem kann also
gar nicht vorliegen. es wurde in frage gestellt, ob das ganze aus den
fachschaften-mitteln bezahlt werden darf. letztere entscheidung
treffen meines wissens nach sie. 

Bezüglich der Kältekompressen kam
in der ganzen Diskussion hier die Frage auf, warum überhaupt welche
benötigt werden, wenn die doch gar nicht im Erste-Hilfe-Kasten
vorhanden sind (darüber haben Sie uns ja inzwischen informiert, dass
dem doch so ist) und von daher stellte sich wieder die Frage, ob dann
aus den uns zur Verfügung stehenden Mitteln Materialen, die über das
Übliche hinaus gehen, beschafft werden dürfen. Das hat sich ja nun
geklärt.  Die Anzahl der Kompressen ergibt sich meiner Einschätzung
nach aus der Anzahl der Studenten und Gruppierungen, die das Zentrale
Fachschaftenbüro nutzen und bevölkern. Dass auch hier ein sparsamer
Umgang mit den Kompressen geschieht, setzte ich voraus. Sollten die
Kompressen also vor Ablaufdatum auch verwendet werden, sehe ich keinen
Grund darin, jede Kompresse immer einzeln zu beschaffen, sondern
stimme der Beschaffung der Kompressen wie beantragt zu. Um zum
Schluss zu kommen: Die Beschaffungsrichtlinien sind Ihnen jetzt
hinreichend erläutert worden und leider ist es manchmal so, dass
Bürokratie auch umständlich erscheinen kann.  Die Beschaffung läuft
und damit ist die Angelegenheit jetzt hoffentlich erledigt. 

gut, dann
betrachte ich die angelegenheit auch als erledigt und werde mich
zukünftig in sämtlichen bereichen und bei sämtlichen beträgen an die
beschaffungsstelle wenden, ganz gleich wie umständlich diese
bürokratie auch scheinen mag.  gruß, #####

fazit

warum ist das ganze so dramatisch? naja, wer den mailverkehr aufmerksam gelesen hat, wird festgestellt haben, dass die ZUV bei völlig harmloser hinterfragung eines vorgangs mit repressalien droht. man lasse sich zum beispiel nur mal folgende sätze auf der zunge zergehen "Nun aber, bin ich auf Grund der sehr intensiven Korrespondenz doch stutzig und frage mich, warum überhaupt Kälte-Kompressen beschafft werden müssen." "Was für Unfälle sind passiert, wofür Kälte-Kompressen oder Kältespray benötigt werden?"
sprich: wenn man mal kritisch nahhakt, wird sofort die gängerlungs-maschinerie eingeschaltet. dann dürfen dinge, die immer in ordnung waren auf einmal nicht mehr beschafft werden oder - noch grotesker - vor dem nachkaufen von kältekompressen und pflastern muss nachgewiesen werden, dass es tatsächlich unfälle gab, bei denen diese verbraucht wurden. eventuell noch mit angabe des blutverlustes in ml und grad des bruchs? was denken die sich dabei eigentlich???