16.07.2010 - Finanzen und Internes
Studi-Gängelung 2.0: jetzt auch in der ZUV
Dass Studierende bisweilen in Gremien und Kommissionen hart angegangen werden ist ja längst bekannt. Ein kleiner Lichtblick für uns war bislang immer die ZUV. Die dortigen Mitarbeiter_innen waren in der Regel immer freundlich und kollegial der Studierendenvertretung gegenüber. Das scheint sich nun zu ändern. in den letzten Wochen und Monaten hat ein neues Klima einzug gehalten. Da werden Anträge aus taktisch-politischen Gründen abgelehnt, es wird versucht, die seltsamsten Dinge auf einemal aus den knappen Finanzen der Fachschaften (gedacht eigentlich für Erstsemestereinführungen etc.) zu bezahlen und es kommen die unfreundlichsten Mails auf die harmlosesten Anfragen.
Ich möchte an dieser Stelle kurz auf ein Highlight eingehen. Für den Verbandskasten im ZFB sollten neue Kühlkompressen bzw. ein Kältespray beschafft werden (und weil das versandkosten gespart hätte ein schraubenzieherset für die edv gleich mit).
Den hierauf folgenden Mailwechsel zwischen uns und der ZUV will ich euch nicht vorenthalten. Der Name der ZUV-Parts ist selbstverständlich unkenntlich gemacht.
erste mail
hallo #####, nach einigen kleineren unfällen im zfb sind die kältekompressen aus dem verbandskasten schon wieder leer. ich würde gerne neue nachkaufen. außerdem ein kältespray, das reicht manchmal und ist sparsamer als die kompressen. [...] die preise sind wie folgt: [...] ist das in ordnung? [...] gruß,
antwort
Hallo #####, das geht in Ordnung. Ich bitte darum, die Beschaffung wie üblich über die ZBSt abzuwickeln. Mit freundlichen Grüßen #####
intermezzo
dann kam eine weile der mailwechsel mit der beschaffungsstelle, alles soweit höflich und freundlich von beiden seiten. daher nur ausschnitte
Wir: wie eben telefonisch besprochen die kurze anfrage, ob die u.g. beschaffungen zentral abzuwickeln sind oder von uns direkt per barauslage beschafft werden dürfen mit nachträglichem einreichen der rechnung.
ZUV: Ihre Aufstellung zeigt ja doch mehr Dinge, als vorhin am Telefon besprochen. Ich bin davon ausgegangen, dass hier Kältekompressen für ca. 10,- Euro und ein Schraubenzieherset für 15,- Euro beschafft werden soll. Die Beschaffungen, wie von Ihnen genannt können in dieser Größenordnung nicht über "Barauslage" beschafft werden. Ich möchte Sie deshalb bitten, für u. g. Dinge einen formlosen Beschaffungsantrag unter Beilegung jeweils eines Vergleichsangebotes zu senden.
Wir: ich schicke Ihnen das ganze dann morgen zu, habe aber den hintergrund nicht ganz verstanden. hängt die schwelle für die vergleichsangebote von der gesamtsumme der zu beschaffenden gegenstände ab oder (davon war ich bisher immer ausgegangen) von der einzelsumme der einzelnen artikel? oder etwas provokativer gefragt (ist nicht böse gemeint): wäre eine direktbeschaffung möglich, wenn ich jeden posten einzeln bestellen würde? die einzelkosten sind ja für die kompressen pro stück 1,20 bzw. 1,50 euro und für die schraubenzieher 20 euro. nur weil ich versandkosten sparen wollte habe ich diese eigentlich nicht zusammengehörigen artikel zusammengefasst... diese doch recht unterschiedlichen artikel werde ich kaum bei anderen händlern gleichzeitig finden (ich habe schon lange gesucht, um diesen zu finden), daher müsste für die vergleichsangebote eine getrennte beschaffung angenommen werden. das würde aber den preis wieder erhöhen, da mehrfache versandkosten anfallen.
ZUV: bei unserem Telefonat handelte es sich genau um zwei Dinge: 1 x Kompressen und 1 x Werkzeugset. Grundsätzlich hätten diese Beschaffungen auch über die Zentrale Beschaffungsstelle laufen müssen, auf Grund der Geringfügigkeit hatte ich Ihnen jedoch die Beschaffung "auf dem kleinen Dienstweg" zugesagt, da ich von einer Summe von ca. 20,- Euro ausgegangen bin. Nun jedoch möchten Sie eine ganze Reihe mehr Artikel und wenn ich es richtig sehe, werden daraus 2 Bestellungen: 1 x das "Erste-Hilfe-Zeug" und einmal die Werkzeuge. Ich würde meinen, dass man das "Erste-Hilfe-Zeug" bei einem ordentlichen Sanitätsladen komplett erhält. Bzgl. dem Werkzeugset kann man natürlich in einen Baumarkt - hierfür würden Sie von uns eine Blanko-Bestellung erhalten.
ende
jetzt gehts weiter mit den mails, die schrittweise böser wurden
mail an die ZUV
liebe #####, meine absicht war gar nicht, mich zu beschweren oder ähnliches, sondern zu verstehen, wann eine beschaffung über die ZBS verpflichtend erfolgen muss und wann nicht. wenn ich ihre mail richtig verstanden habe, müsste grundsätzlich alles über die ZBS beschafft werden, ausnahmen sind nur über den "kleinen dinestweg" möglich, unabhängig vom beschaffungspreis. ist das so richtig? hintergrund meiner frage war vor allem auch, dass ich gerade ein rundschreiben an alle fachschaften vorbereite, in dem die offiziellen regeln für finanzen/anträge/abrechnungen etc. aufgeführt sind. ausnahmen werde ich da aber natürlich nicht reinschreiben. die beschaffungsanträge schicke ich ihnen im laufe des tages per FAX zu. beste grüße, #####
2 stunden später
liebe ##### ich habe jetzt gerade 2 stunden lang beschaffungsanträge ausgefüllt und vergleichsangebote herausgesucht, nur für die beschaffung von ein paar kältekompressen/spray und einem schraubenzieher-set im gesamtwert von nichtmal 70 euro. (fax müsste gerade bei ihnen angekommen sein) selbstverständlich muss man sich an die rechtlichen vorgaben halten, gar keine frage. aber ich arbeite ja nicht nur in der studierendenschaft, sondern habe auch schon an einigen anderen orten innerhalb der universität gearbeitet (###,###,###,###, etc.) und habe es bisher nirgendwo erlebt, dass wegen solcher kleinigkeiten das gesamte beschaffungsprocedere durchlaufen werden musste. in der Regel wurden derartige dinge einfach gekauft (ggf. nach rücksprache mit dem Chef natürlich) und die rechnung in der verwaltung abgegeben. und es hat nie probleme gegeben, obwohl die beträge zum teil deutlich (!) höher waren. von daher scheinen diese regeln ja nicht für alle universitätseinrichtungen zu gelten? bei größeren beschaffungen wie edv etc. halten wir uns ja ohnehin an den beschaffungsweg über die ZBS, da ist es ja auch offensichtlich sinnvoll. es wäre aber toll, wenn sie nochmal prüfen könnten, ob bei solchem kleinkram wie dem aktuellen nicht doch auf die formale beschaffung über die ZBS mit beschaffungsantrag und vergleichsangeboten verzichtet werden kann und wir diese dinge einfach nur nach rücksprache mit ihnen direkt beschaffen können. (so wie es alle institute und einrichtungen die ich bisher sonst kennengelernt habe auch tun dürfen) ... beste grüße, #####
und die reaktion aus der ZBS
also jetzt reicht´s. Dies ist meine letzte Mail zu diesem Thema - mittlerweile kosten die zu beschaffenden Materialien bald mehrere hundert Euro..... Wenn Herr ##### zwei Stunden zum Ausfüllen der Beschaffungsanträge benötigt, tut es mir leid. Ich weiß nicht, wo genau die Zeit "hineingeflossen" ist, die Beschaffungsanträge sind einfachster "Machart". Hätte Herr #####, bevor er die stundenlange Recherche unternommen hat, kurz in der ZBSt angerufen, so hätte er entsprechende Lieferanten genannt bekommen, bei denen Angebote eingeholt werden können - mit sehr geringem Aufwand. Die Beschaffungsrichtlinien sind für alle gleich. Herrn ##### bitte ich hierzu das Handbuch der Universität Heidelberg; A38 zu beachten. Andere Institute können sicherlich manche Dinge nach Absprache mit der ZBST auf dem "kleinen Dienstweg" beschaffen. Jedoch haben diese Institute auch eigenes Geld. Wenn andere Institute "einfach" gekauft haben - ohne vorherige Rücksprache mit der ZBST (außer div. EDV-Materialien), so haben diese gegen die Vorschriften verstoßen. Herr ##### möchte seine Beschaffungen über zentrale Mittel finanziert haben und hierzu müssen Angebote vorgelegt werden. Nun aber, bin ich auf Grund der sehr intensiven Korrespondenz doch stutzig und frage mich, warum überhaupt Kälte-Kompressen beschafft werden müssen. Diese gehören nicht in einen Standard-Verbandskasten mit Füllung: DIN 13157C Was für Unfälle sind passiert, wofür Kälte-Kompressen oder Kältespray benötigt werden? Ich würde - vor Beschaffung nun doch beim Abteilungsleiter für Haushalts-, Wirtschafts- und Beschaffungsangelegenheiten nachfragen, ob solche Beschaffungen aus Haushaltsmitteln überhaupt zulässig sind.
antwort
liebe frau #####, ich bin jetzt etwas überrascht über den tonfall. schließlich lief die zusammenarbeit mit der ZBS bisher immer sehr problemlos und freundlich. ich versuche einfach mal, direkt im text zu antworten also jetzt reicht´s. Dies ist meine letzte Mail zu diesem Thema - mittlerweile kosten die zu beschaffenden Materialien bald mehrere hundert Euro.....
ich habe zwei anträge geschickt, einen über 41,90 euro und einen über 20,35. das sind 62,25 euro und nicht über 100. die beträge sind exakt die, die ich schon in meiner ersten mail geschickt hatte. Wenn Herr ##### zwei Stunden zum Ausfüllen der Beschaffungsanträge benötigt, tut es mir leid. Ich weiß nicht, wo genau die Zeit "hineingeflossen" ist, die Beschaffungsanträge sind einfachster "Machart".
die zeit ist in der suchen der vergleichsangebote geflossen. denn über die ZBS lassen sich ja nur komplett-nachfüllsets für die verbandskästen bestellen (siehe die zbs-webseite (http://www.zuv.uni-heidelberg.de/finanzen/beschaffung/pw/uebersicht/sonstiger-bedarf/verbandskasten.html) auch bei meinem gestrigen telefonat hatten sie bestätigt, dass nur komplettsets nachkaufbar sind und in ihrer mail hatten sie die beschaffung des "Erste-Hilfe-Zeug" bei "einem ordentlichen Sanitätsladen" empfohlen. daraufhin habe ich online nach "ordentlichen sanitätsläden" gesucht, was leider gar nicht so leicht ist. und wenn man mal einen gefunden hat, hat er meistens nciht alle 3 artikel im sortiment. entweder es gibt nur kompresse, oder nur spray oder nicht die richtige größe und und und Hätte Herr #####, bevor er die stundenlange Recherche unternommen hat, kurz in der ZBSt angerufen, so hätte er entsprechende Lieferanten genannt bekommen, bei denen Angebote eingeholt werden können - mit sehr geringem Aufwand.
s.o. ich habe angerufen und gemailt, sie haben mir einen "ordentlichen sanitätsladen" empfohlen, keinen konkreten lieferanten. woher soll ich denn wissen, dass es dafür einen liferanten gibt, wenn auf der webseite davon nichts steht und es auch bei gesprächen bzw. per mail niemand sagt?
Die Beschaffungsrichtlinien sind für alle gleich. Herrn ##### bitte ich hierzu das Handbuch der Universität Heidelberg; A38 zu beachten. Andere Institute können sicherlich manche Dinge nach Absprache mit der ZBST auf dem "kleinen Dienstweg" beschaffen. Jedoch haben diese Institute auch eigenes Geld. Wenn andere Institute "einfach" gekauft haben - ohne vorherige Rücksprache mit der ZBST (außer div. EDV-Materialien), so haben diese gegen die Vorschriften verstoßen. Herr ##### möchte seine Beschaffungen über zentrale Mittel finanziert haben und hierzu müssen Angebote vorgelegt werden.
gut, dann verstoßen die institute gegen die regeln. das hatte ich nicht angenommen, da es in allen mir bekannten instituten die regel ist, kleinigkeiten außerhalb der ZBS zu bestellen. aber wenn die regeln für uns eben gelten, dann gelten sie. ich werde zukünftig für jede noch so kleine beschaffung einen formalen beschaffungsantrag stellen. ich wollte ihnen mit den direktbeschaffungen eigentlich arbeit abnehmen, nicht mehr arbeit verursachen. um so mehr finde ich es schade, dass sie jetzt in dieser form reagieren. Nun aber, bin ich auf Grund der sehr intensiven Korrespondenz doch stutzig und frage mich, warum überhaupt Kälte-Kompressen beschafft werden müssen. Diese gehören nicht in einen Standard-Verbandskasten mit Füllung: DIN 13157C
da sind sie falsch informiert. im jahr 2009 wurden die entsprechenden normen geändert. sowohl im 13157 als auch im 13169-kasten sind kälte-sofortkompressen verpflichten enthalten. sicherlich wollen wir mehr kompressen nachbestellen als verpflichtend vorgeschrieben sind. wenn das probleme macht bestelle ich gerne auch bei jedem verbrauch eine einzelne kompresse bzw. zwei kompressen nach. Ich würde - vor Beschaffung nun doch beim Abteilungsleiter für Haushalts-, Wirtschafts- und Beschaffungsangelegenheiten nachfragen, ob solche Beschaffungen aus Haushaltsmitteln überhaupt zulässig sind.
ob solche beschaffungen zulässig sind muss im falle der asta/fachschaften-mittel frau ##### entscheiden, nicht die ZBS. das ist bereits geschehen. einmal als frau ##### der beschaffung des verbandskastens selbst zugestimmt hat und einmal als sie der beschaffung der kompressen zugestimmt hat. generell stellt sich die frage, woraus diese artikel denn sonst finanziert werden sollen? es ist vorschrift, einen verbandskasten in korrekter befüllung da zu haben, aber es soll unzulässig sein, ihn zu bezahlen? ich finde es gelinde gesagt eine unverschämtheit, an dieser stelle nach ereingeten unfällen zu fragen. sollen wir in den verbandskasten eineliste legen, in der alle unfälle und dabei verbrauchtes material stehen? dafür hat man in so einem moment in der regel keine nerven. davon abgesehen: müssen andere universitätseinrichtungen auch ihre unfälle nachweisen, wenn sie ein nachfüllset für den verbandskasten kaufen wollen? es drängt sich bei dieser ganzen sache der verdacht auf, dass es lediglich um eine gängelung der studentischen vertretung geht, wie man sie sonst aus der ZUV eigentlich nicht kennt, sondern nur aus diversen gremien gewisser fakultäten. wenn es nun auch in der ZUV einzug hält, studierende drastisch schlechter zu behandeln als andere universitätsmitglieder finde ich das außerordentlich besorgniserregend. ich hoffe aber zunächstmal noch, dass es sich nur um eine missverständnis handelt #####
und die antwort
Lieber Herr #####, eines möchte ich hier zuerst einmal festhalten: Diese Aussage Ihrerseits es drängt sich bei dieser ganzen sache der verdacht auf, dass es lediglich um eine gängelung der studentischen vertretung geht, wie man sie sonst aus der ZUV eigentlich nicht kennt, sondern nur aus diversen gremien gewisser fakultäten. wenn es nun auch in der ZUV einzug hält, studierende drastisch schlechter zu behandeln als andere universitätsmitglieder finde ich das außerordentlich besorgniserregend.
ist hier absolut unangebracht. Wir sind eine öffentliche Einrichtung, die sich an Richtlinien zu halten hat und um nichts anderes geht es in dieser ganzen Diskussion: Um die mögliche Einhaltung von Richtlinien - nicht um Reppressalien gegenüber irgendwelchen Gruppierungen. Für die Zukunft unterlassen Sie bitte solche Unterstellungen. Auch Ihr Hinweis an Frau #####, dass nicht sie zu bestimmen hat, was beschafft wird oder nicht, sondern die mittelbewirtschaftende Stelle und die hätte es getan, passt nicht ganz. Ich als mittelbewirtschaftende Stelle kann nicht die Beschaffungsrichtlinien kennen in dem Maße, wie dies die Zentrale Beschaffungsstelle kann. Es könnte also durchaus passieren, dass ich etwas "durchwinke", was gemäß den Beschaffungsrichtlinien nicht erlaubt ist (z. B. ein Ventilator, nur weiß ich in diesem Fall, dass aus Haushaltsmitteln keine Ventilatoren beschafft werden dürfen - meiner hier ist auch Privateigentum). Selbst die Institute bestellen manchmal Dinge, die aufgrund irgendwelcher Vorschriften nicht gestattet sind und dann dürfen sie es auch nicht und werden von der ZBSt entsprechend darauf hingewiesen. Bezüglich der Kältekompressen kam in der ganzen Diskussion hier die Frage auf, warum überhaupt welche benötigt werden, wenn die doch gar nicht im Erste-Hilfe-Kasten vorhanden sind (darüber haben Sie uns ja inzwischen informiert, dass dem doch so ist) und von daher stellte sich wieder die Frage, ob dann aus den uns zur Verfügung stehenden Mitteln Materialen, die über das Übliche hinaus gehen, beschafft werden dürfen. Das hat sich ja nun geklärt. Die Anzahl der Kompressen ergibt sich meiner Einschätzung nach aus der Anzahl der Studenten und Gruppierungen, die das Zentrale Fachschaftenbüro nutzen und bevölkern. Dass auch hier ein sparsamer Umgang mit den Kompressen geschieht, setzte ich voraus. Sollten die Kompressen also vor Ablaufdatum auch verwendet werden, sehe ich keinen Grund darin, jede Kompresse immer einzeln zu beschaffen, sondern stimme der Beschaffung der Kompressen wie beantragt zu. Um zum Schluss zu kommen: Die Beschaffungsrichtlinien sind Ihnen jetzt hinreichend erläutert worden und leider ist es manchmal so, dass Bürokratie auch umständlich erscheinen kann. Die Beschaffung läuft und damit ist die Angelegenheit jetzt hoffentlich erledigt. Mit freundlichen Grüßen #####
die letzte mail
liebe frau #####, Lieber Herr #####, eines möchte ich hier zuerst einmal festhalten: Diese Aussage Ihrerseits es drängt sich bei dieser ganzen sache der verdacht auf, dass es lediglich um eine gängelung der studentischen vertretung geht, wie man sie sonst aus der ZUV eigentlich nicht kennt, sondern nur aus diversen gremien gewisser fakultäten. wenn es nun auch in der ZUV einzug hält, studierende drastisch schlechter zu behandeln als andere universitätsmitglieder finde ich das außerordentlich besorgniserregend. ist hier absolut unangebracht. Wir sind eine öffentliche Einrichtung, die sich an Richtlinien zu halten hat und um nichts anderes geht es in dieser ganzen Diskussion: Um die mögliche Einhaltung von Richtlinien - nicht um Reppressalien gegenüber irgendwelchen Gruppierungen. Für die Zukunft unterlassen Sie bitte solche Unterstellungen.
um die einhaltung von richtlinien ging es in der tat ganz am anfang. spätestens die letzte mail von frau #####, in der ich zum einen als inkompetent ("Wenn Herr ##### zwei Stunden zum Ausfüllen der Beschaffungsanträge benötigt, tut es mir leid. Ich weiß nicht, wo genau die Zeit "hineingeflossen" ist, die Beschaffungsanträge sind einfachster "Machart".") dargestellt werde und in der ein nachweis über den verbauch von erste-hilfe-maßnahmen angefordert wird ("Was für Unfälle sind passiert, wofür Kälte-Kompressen oder Kältespray benötigt werden?) , hat allerdings einen ganz erheblichen beigeschmack, auf den ich gerne aufmerksam machen wollte und will. ich kann mir nicht vorstellen, dass die ZBS eine solche mail an andere einrichtungen der universität schreibt. Auch Ihr Hinweis an Frau #####, dass nicht sie zu bestimmen hat, was beschafft wird oder nicht, sondern die mittelbewirtschaftende Stelle und die hätte es getan, passt nicht ganz. Ich als mittelbewirtschaftende Stelle kann nicht die Beschaffungsrichtlinien kennen in dem Maße, wie dies die Zentrale Beschaffungsstelle kann. Es könnte also durchaus passieren, dass ich etwas "durchwinke", was gemäß den Beschaffungsrichtlinien nicht erlaubt ist (z. B. ein Ventilator, nur weiß ich in diesem Fall, dass aus Haushaltsmitteln keine Ventilatoren beschafft werden dürfen - meiner hier ist auch Privateigentum). Selbst die Institute bestellen manchmal Dinge, die aufgrund irgendwelcher Vorschriften nicht gestattet sind und dann dürfen sie es auch nicht und werden von der ZBSt entsprechend darauf hingewiesen.
mein hinweis bezog sich darauf, dass ganz offensichtlich dem nachkauf von erste-hilfe-material nichts im weg steht (siehe bestellformular für nachfüllsets auf der zbs-webseite). ein mögliches haushaltsrechtliches problem kann also gar nicht vorliegen. es wurde in frage gestellt, ob das ganze aus den fachschaften-mitteln bezahlt werden darf. letztere entscheidung treffen meines wissens nach sie. Bezüglich der Kältekompressen kam in der ganzen Diskussion hier die Frage auf, warum überhaupt welche benötigt werden, wenn die doch gar nicht im Erste-Hilfe-Kasten vorhanden sind (darüber haben Sie uns ja inzwischen informiert, dass dem doch so ist) und von daher stellte sich wieder die Frage, ob dann aus den uns zur Verfügung stehenden Mitteln Materialen, die über das Übliche hinaus gehen, beschafft werden dürfen. Das hat sich ja nun geklärt. Die Anzahl der Kompressen ergibt sich meiner Einschätzung nach aus der Anzahl der Studenten und Gruppierungen, die das Zentrale Fachschaftenbüro nutzen und bevölkern. Dass auch hier ein sparsamer Umgang mit den Kompressen geschieht, setzte ich voraus. Sollten die Kompressen also vor Ablaufdatum auch verwendet werden, sehe ich keinen Grund darin, jede Kompresse immer einzeln zu beschaffen, sondern stimme der Beschaffung der Kompressen wie beantragt zu. Um zum Schluss zu kommen: Die Beschaffungsrichtlinien sind Ihnen jetzt hinreichend erläutert worden und leider ist es manchmal so, dass Bürokratie auch umständlich erscheinen kann. Die Beschaffung läuft und damit ist die Angelegenheit jetzt hoffentlich erledigt.
gut, dann betrachte ich die angelegenheit auch als erledigt und werde mich zukünftig in sämtlichen bereichen und bei sämtlichen beträgen an die beschaffungsstelle wenden, ganz gleich wie umständlich diese bürokratie auch scheinen mag. gruß, #####
fazit
warum ist das ganze so dramatisch? naja, wer den mailverkehr aufmerksam gelesen hat, wird festgestellt haben, dass die ZUV bei völlig harmloser hinterfragung eines vorgangs mit repressalien droht. man lasse sich zum beispiel nur mal folgende sätze auf der zunge zergehen "Nun aber, bin ich auf Grund der sehr intensiven Korrespondenz doch stutzig und frage mich, warum überhaupt Kälte-Kompressen beschafft werden müssen." "Was für Unfälle sind passiert, wofür Kälte-Kompressen oder Kältespray benötigt werden?"
sprich: wenn man mal kritisch nahhakt, wird sofort die gängerlungs-maschinerie eingeschaltet. dann dürfen dinge, die immer in ordnung waren auf einmal nicht mehr beschafft werden oder - noch grotesker - vor dem nachkaufen von kältekompressen und pflastern muss nachgewiesen werden, dass es tatsächlich unfälle gab, bei denen diese verbraucht wurden. eventuell noch mit angabe des blutverlustes in ml und grad des bruchs? was denken die sich dabei eigentlich???
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