Finanzen und Internes
Das Referat für Finanzen und Internes wickelt für die Fachschaften und die FSK die internen Antragsverfahren ab, überwacht die Haushaltsplanung und dient als Schnittstelle in die zentrale Universitätsverwaltung.
Fachschaften, denen für ihre Arbeit direkt Mittel zur Verfügung stehen, können sich mit ihren Anliegen unmittelbar an das Finanzreferat wenden, andere (externe) Gruppen sollten sich zunächst mit dem für sie inhaltlich verantwortlichen Referat oder der FSK (über den Bürodienst) in Verbindung setzen. können sich leider nicht länger an das Finanzreferat der FSK wenden, da das bisherige Verfahren, gemäß dem die FSK den im sogenannten "AStA" (vgl. hier) beschlossenen Haushalt verwaltet hat, leider nicht fortgesetzt werden kann. Die parteipolitischen Hochschulgruppen haben in diesem Jahr mit den Stimmen einer rot/grün/schwarz/gelben Koalition einen eigenen Haushalt verabschiedet (Bild unten links) und verwalten nun in Eigenregie die Gelder für die Förderung studentischer Angelegenheiten. Als externe Gruppe müsst ihr euch also zukünftig an die Partei-Hochschulgruppen wenden.
Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten müssen gewisse Rahmenregelungen beachtet werden, die für die jeweiligen Anträge unten aufgeführt sind.
Sprechstunde
Für alle Fragen zu Anträgen, Erstattungsmöglichkeiten usw. gibt es Freitags von 11 bis 13 Uhr eine Sprechstunde im Zentralen Fachschaftenbüro.
Außerdem kann man jederzeit eine Mail schreiben an: finanzen(at)fsk.uni-heidelberg.de
Formblätter und Wissenswertes zu Anträgen und Abrechnungen
Stellt eure Anträge bitte so frühzeitig wie möglich, da die Univerwaltung zur endgültigen Bewilligung einen Vorlauf von 3 Wochen verlangt. Da es in Baden-Württemberg keine Verfasste Studierendenschaft gibt, sind wir an diese Fristen gebunden.
Bezuschussung von Orientierungseinheiten
Führt eine Fachschaft eine Orientierungseinheit (in der Regel eine Erstsemesterveranstaltung) durch, muss spätestens zwei Wochen vor Durchführung der Veranstaltung ein entsprechender Antrag über das ZFB an die ZUV eingereicht werden.
Die Abrechnung der Orientierungseinheit muss in der von der ZUV vorgegebenen Excel-Tabelle unter Vorlage sämtlicher Originalquittungen erfolgen. Abrechnungen für über 6 Monate vergangene Veranstaltungen werden nicht mehr berücksichtigt.
Generell sind die allgemeinen Vorgaben der ZUV zu beachten:
Für Erstsemesterwochenende muss zusätzlich beachtet werden, dass die Eigenbeteiligung so bemessen wird, dass pro Person und Tag maximal 10€ bezuschusst werden müssen.
Reisekostenbeihilfe
Soll im Rahmen der Zuständigkeit der Fachschaften eine Reise (z.B. zu Bundesfachschaftentagungen, fzs-Seminaren, Vernetzungstreffen) statt finden, muss mindestens drei Wochen vor Reiseantritt der unten verlinkte Antrag über das ZFB an die Personalabteilung der ZUV weitergeleitet werden. Eine Einladung bzw. eine Programmübersicht ist beizufügen. Generell gilt für Reisezuschüsse: Es werden pro Veranstaltung maximal die Kosten für drei Reisende mit der Deutschen Bahn übernommen. Besteht die Möglichkeit, günstiger zu reisen (z.B. mehrere Personen gemeinsam in einem Privatauto) kann in Ausnahmefällen die Reisebeihilfe für bis zu fünf Personen genehmigt werden. In diesem Fall aber bitte rechtzeitig Rücksprache mit dem Finanzreferat halten.
Zur Abrechnung der Reise müssen alle Originalfahrscheine sowie ggf. eine Teilnahmebestätigung (mit Auszeichnung eines eventuellen Tagungsbeitrags) eingereicht werden. Die Abrechnungsformulare werden den beantragenden Fachschaften bzw. Gruppen nach Genehmigung des Antrags zugeschickt bzw. können im ZFB abgeholt werden. Der Zeitraum, in dem eine Abrechnung erfolgen kann beträgt maximal sechs Monate ab Beginn der Reise. Eine spätere Erstattung ist nach dem Landesreisekostengesetz ausgeschlossen und kann auch nicht aus Kulanz erfolgen.
Weitere Antragsmöglichkeiten
Es besteht die Möglichkeit, Einzelgastvorträge zu bezuschussen. Hierzu muss aber im Einzelfall geklärt werden, welche Kosten anfallen und übernommen werden können. Daher sollte rechtzeitig vor geplantem Vortragstermin kontakt mit dem für den Bereich zuständigen Referat oder der FSK (über den Bürodienst) aufgenommen werden.
